8-800-555-00-07
+7 (495) 663-663-9
+7 (812) 449-0-999

Виртуальный секретарь или офис

Услуга Виртуальный офис или как еще говорят Виртуальный секретарь – это организация приема входящих обращений операторами аутсорсингового колл-центра с последующим распределением их на компетентного специалиста в вашей компании. Колл-центр «Инфотелл» принимает и обрабатывает обращения по телефону, электронной почте, чату на сайте и в мобильных приложениях, через социальные сети, мессенджеры и другие каналы.

Заполните форму, чтобы получить консультацию по услуге «Виртуальный офис или секретарь»

или
Я согласен с условиями Пользовательского соглашения

24/7/365 на связи
с клиентом

уменьшение затрат на содержание секретариата до 30%

Обслуживаем все каналы – звонки, письма, чаты, соц.сети и др.

 

Как работает виртуальный офис

 

При поступлении обращения в вашу компанию по любому коммуникационному каналу (звонок, почта, чат, сообщение в соцсети или мессенджере) оно переадресуется специально подготовленному оператору колл-центра, вашему виртуальному секретарю. Данный специалист определяет в чем суть вопроса и кто из ваших специалистов в данный момент может наиболее компетентно ответить – отдел продаж, бухгалтерия, тех. поддержка и пр. Если обращение поступило в рабочее время вашей компании, то оператор перенаправляет его на нужного специалиста. Если оператор не может соединить с вашим специалистом по любой причине, то абоненту будет предложено оставить сообщение, которое будет направлено вашему специалисту по электронной почте или другим удобным способом.

Существует возможность категоризации обращений, когда при экстренных обращениях ваш удаленный секретарь свяжется с вами по мобильному телефону в любое время суток. Наш виртуальный телефонный офис работает круглосуточно без выходных, поэтому вы можете быть уверенны, что каждое важное обращение будет своевременно обработано. Дополнительно в услуги виртуального секретаря может быть включены ответы на типовые вопросы, например, о местонахождении офиса/магазинов, графике работы и пр.

 

Кому нужна организация виртуального офиса

 

  • Услуги виртуального секретаря востребованы в компаниях с большим количеством обращений, так как организация процессов маршрутизации и обработки потоков, за частую, влечет затраты компании на закупку оборудования, программного обеспечения, проведение обучения и пр. При обращении в аутсорсинговый колл-центр все затраты по созданию виртуального офиса ложатся на контакт-центр.

  • Говоря о виртуальном секретаре, мы подразумеваем не одного человека, а такое количество операторов, которое необходимо для обслуживания всех обращений ваших клиентов. Причем их количество может динамично меняться в зависимости от входящего потока. Это особенно важно, когда обращения в Вашу компанию происходят неравномерно.

  • Услуги виртуального офиса актуальны для компаний с широкой филиальной сетью и компаний, обслуживающих клиентов в различных часовых поясах. Вполне может сложиться так, что часть ваших сотрудников/клиентов уже работает, а ваш секретариат еще нет. Обслуживание части вашей структуры/клиентов становиться накладной задачей, так как приходится нанимать дополнительных сотрудников, изменять режим работы офисов, обеспечивать жизнедеятельность офиса в дополнительное время (тех. служба, служба безопасности и пр.).

  • Например, если ваш не виртуальный, а реальный офис находится в Москве или Санкт-Петербурге, то он без лишних затрат сможет обслуживать клиентов из Центральной России, Северо-Запада, Юга, Поволжья, но при этом возникнут сложности с обслуживанием Дальнего Востока, Сибири, обращениями из других стран. В то время как, виртуальный офис с одинаковыми затратами и эффективностью обслуживает клиентов как из Москвы, СПб, Дальнего Востока и вообще из любой точки планеты.

  • Услуга удаленного секретаря на аутсорсинге предназначена для сокращения издержек клиента и увеличения эффективности коммуникаций его сотрудников.

Но прежде чем обращаться в колл-центр, необходимо оценить сколько обращений приходит к вам, по каким каналам, в какое время это происходит, какие затраты вам приходится нести на их обслуживание? Ответив на эти вопросы, вам легко будет сделать выбор между собственной службой и виртуальным офисом от колл-центра.

 

Вопросы-ответы

А вы точно сможете разобраться во всех тонкостях и ничего не напутать?

Мы уверены в этом. Наша работа строится на тесном взаимодействии с заказчиком – с Вами, поэтому, прежде чем запустить проект, мы выясняем все детали оказания Ваших услуг и обучаем наших сотрудников. Фактически, команда операторов, работающих с Вашим проектом, интегрируется в Ваш бизнес, становясь частью компании.

Вы можете предложить что-то, чего не смогут сделать мои сотрудники?

Если у Вас нет собственного колл-центра, то Вам придется отвлечь ваших менеджеров от их основной работы, что неизбежно ведет к потере времени и эффективности работы компании. Кроме того, контроль качества требует наличия особых навыков, без которых результаты вряд ли будут объективными. Обращение в «Инфотелл» - это способ сэкономить время и получить при этом наиболее качественный результат.

Если компания переедет, нам придется менять номер?

Нет, номер 8-800 не имеет адресной привязки, поэтому Вы можете спокойно менять офисы или переносить контактный центр в любой регион России по Вашему усмотрению – номер останется неизменным.

Как вы будете разбираться во всех деталях моего бизнеса?

Обязательное условиенашей работы – тесное сотрудничество с клиентом, ведь никто не знает Ваш бизнес лучше, чем Вы сами. На этапе составления сценария общения операторов с клиентами мы запрашиваем всю необходимую информацию. Затем сценарий тестируется, и если в процессе выявляются какие-то пробелы – мы снова обращаемся к Вам.

Где применить

Вам необходимо улучшить работу с клиентами, наш опыт основан на многолетней работе и понимании особенностей Вашей сферы

На рынке постоянно появляются новые компании и предложения, выдерживать конкуренцию бывает очень непросто.

Чтобы выбрали Вас, необходимо постоянно демонстрировать высокий уровень обслуживания и изучать потребности рынка

Для долгой и продуктивной работы на рынке важна не только реклама, но и обратная связь с потребителем.

Бизнес в интернете активно развивается, мы поможем организовать Вам бизнес в Сети максимально эффективно.

Деньги мы доверяем только тем, кто всегда остается на связи, отвечает на вопросы и оперативно помогает в трудных ситуациях.

С этой услугой часто заказывают:

Услуга по приему звонков клиентов на телефон колл-центра, потребители получают подробную информацию от оператора

С нами добились успеха

Магнит Ритейл
ООО «Колл Центр Инфотелл Групп» оказывает услуги по телефонному консультированию клиентов ПАО «Магнит» в рамках информационного сопровождения программы лояльности и маркетинговых акций.
AliExpress Интернет-магазин
По результатам совместного проекта, рекомендуем контактный центр «Инфотелл» в качестве эффективного партнера.
ТОДЕС Образовательные учереждения
Благодарим сотрудников колл-центра "Инфотелл", участвующих в реализации проекта, и рекомендуем колл-центр "Инфотелл" как надежного партнера
Education First Образовательные учереждения
Рекомендуем колл-центр lnfotell как надежного партнера и нацелены на дальнейшее плодотворное сотрудничество
Кунсткамера Культура
ФГБУН МАЭ имени ПЕТРА ВЕЛИКОГО (КУНСТКАМЕРА) РАН благодарит коллектив компании ООО УК "Инфотелл" за профессиональную и качественную работу
Мир батареек Ритейл
Рекомендуем колл-центр Infotell как надежного партнера и рассчитываем на дальнейшее продолжение сотрудничества.
Аре Строительство
ООО "Аре" считает возможным рекомендовать ООО УК "Инфотелл" в качестве надёжного партнёра.
ТПК Рус-Айс Производство
С удовольствием рекомендуем колл-центр "Инфотелл" как надёжного партнёра, гарантирующего своим клиентам выполнения всех взятых на себя обязательств.
Мультисервис
Компания ООО "Мультисервис", выражает признательность и благодарность за плодотворное сотрудничество колл-центру Infotell.
BCM Logistic OY Логистика
Компания BCM Logistic OY благодарит Инфотелл за качественное выполнение своих обязательств, при проведении очередного проекта.
ЭйрЛоанс Финансы
ООО МФК "ЭйрЛоанс" считает возможным рекомендовать ООО УК "Инфотелл" в качестве надёжного партнёра.
АРинтег IT-безопасность
Компания ООО "АРинтег" выражает 6лагодарность за эффективно проведенный проект в области исходящего телемаркетинга.
Неохиммакс
Компания ООО "Неохиммакс" выражает благодарность колл-центру «Инфотелл» за эффективно проведенный проект в области исходящего телемаркетинга.
АЛЬФА ПРИНТ
ООО «АЛЬФА ПРИНТ» выражает благодарность ООО УК «Инфотелл» за эффективно проведенный проект в области исходящего телемаркетинга.
Агалат Автомобили
ООО "Агалат" выражает благодарность Call-центру "Инфотелл" за эффективно проведенный проект в области выявления качества обслуживания наших клиентов.
Сталепромышленная компания Оптовая торговля
ЗАО «Сталепромышленная компания» выражает благодарность ООО «Кол- центр «Инфотелл» за качественную работу.
Ростелеком Связь
Данным письмом рекомендуем компанию ООО «Инфотелл», как надежного и стабильного партера в сфере привлечения и обслуживания абонентов
К-Раута Ритейл
Выражаем Вам искреннюю признательность и благодарность за Ваши пожелания и поздравления сети строительных гипермаркетов «К-раута».
X5 Retail Group Ритейл
Благодарим всех сотрудников колл-центра «Инфотелл», принимающих участие в реализации проекта.
СОГАЗ Страхование
ОАО «СОГАЗ» провело с помощью колл-центра «Инфотелл» исследование отношения клиентов страховых компаний к страховому сервису в форме телефонного опроса.
Единая Россия Некоммерческая организация
Настоящий Сертификат подтверждает, что компания «Инфотелл» является официальным партнером Санкт-Петербургского отделения партии «Единая Россия»
Карусель Ритейл
Компания «Карусель» благодарит «Инфотелл» за оперативную, точную и быструю обработку входящих звонков
InterZet Связь
Компания ООО "Простор" благодарит группу компаний «Инфотелл» за организацию работы горячей линии.
Софткей IT
Мы высоко оценили профессионализм специалистов колл-центра «Инфотелл»
Телемакс Ритейл
Компания «Телемакс» выражает свою благодарность колл-центру «Инфотелл» за профессиональное и качественное ведение единой Горячей Линии.
Таурас-Фитнес Бытовые услуги
Качественную работу колл-центра отмечают не только сотрудники нашей компании, но и сами абоненты
РИВ ГОШ
Наш проект работает уже более 4-х лет и позволяет решать большое количество вопросов от наших покупателей
Авангард Ритейл
Хорошая конверсия, высокое качество услуг, ориентация на потребности клиента – преимущества колл-центра «Инфотелл».
Перекресток Ритейл
С 2007 года в Санкт-Петербурге успешно функционирует круглосуточная горячая линия сети гипермаркетов «Карусель».
Банк Ростфинанс Финансы
Функционирование Горячей линии в существенной степени облегчает взаимодействие с клиентами банка и повышает качество сервиса
5.25 Программы IT
Целью нашего проекта была наработка актуальной базы заказчиков и выявление заинтересованных клиентов в антивирусной защите Лаборатории Касперского.
ОКей Интернет Связь
Целью нашего проекта была наработка актуальной базы заказчиков и выявление заинтересованных клиентов в городе Сургуте
Tower Investment Fund Финансы
Компания Tower Investment Fund выражает благодарность колл-центру «Инфотелл» за эффективно проходящий проект в области входящего телемаркетинга (горячая линия).
НПП Буревестник Производство
Мы высоко оценили профессионализм специалистов колл-центра «Инфотелл»
Аутсорсинг 24 IT
Целью нашего проекта является прием и обработка телефонных звонков поступающих на многоканальные телефонные номера
Система Главбух IT
За время успешного сотрудничества с компанией «Инфотелл» был реализован проект по поиску новых клиентов.
Gelia Оптовая торговля
I have been extremely impressed with the professionalism and the work
Научный центр персонализированной психиатрии Здравоохранение
С удовольствием рекомендуем колл-центр «Инфотелл» как надежную компанию
Альфа Графика Услуги для бизнеса
Всего за две недели совместной деятельности колл-центр «Инфотелл» обеспечил хорошие показатели результативности
Транс-Технологии Здравоохранение
Горячая Линия, организованная колл-центром «Инфотелл», стала надежной опорой для нашей компании и наших клиентов
Возникли Вопросы? Напишите нам!
Я согласен с условиями Пользовательского соглашения
...или мы вам перезвоним!
Я согласен с условиями Пользовательского соглашения