24/7/365 на связи
с клиентом
уменьшение затрат на содержание секретариата до 30%
Обслуживаем все каналы – звонки, письма, чаты, соц.сети и др.
Как работает виртуальный офис
При поступлении обращения в вашу компанию по любому коммуникационному каналу (звонок, почта, чат, сообщение в соцсети или мессенджере) оно переадресуется специально подготовленному оператору колл-центра, вашему виртуальному секретарю. Данный специалист определяет в чем суть вопроса и кто из ваших специалистов в данный момент может наиболее компетентно ответить – отдел продаж, бухгалтерия, тех. поддержка и пр. Если обращение поступило в рабочее время вашей компании, то оператор перенаправляет его на нужного специалиста. Если оператор не может соединить с вашим специалистом по любой причине, то абоненту будет предложено оставить сообщение, которое будет направлено вашему специалисту по электронной почте или другим удобным способом.
Существует возможность категоризации обращений, когда при экстренных обращениях ваш удаленный секретарь свяжется с вами по мобильному телефону в любое время суток. Наш виртуальный телефонный офис работает круглосуточно без выходных, поэтому вы можете быть уверенны, что каждое важное обращение будет своевременно обработано. Дополнительно в услуги виртуального секретаря может быть включены ответы на типовые вопросы, например, о местонахождении офиса/магазинов, графике работы и пр.
Кому нужна организация виртуального офиса
Услуги виртуального секретаря востребованы в компаниях с большим количеством обращений, так как организация процессов маршрутизации и обработки потоков, за частую, влечет затраты компании на закупку оборудования, программного обеспечения, проведение обучения и пр. При обращении в аутсорсинговый колл-центр все затраты по созданию виртуального офиса ложатся на контакт-центр.
Говоря о виртуальном секретаре, мы подразумеваем не одного человека, а такое количество операторов, которое необходимо для обслуживания всех обращений ваших клиентов. Причем их количество может динамично меняться в зависимости от входящего потока. Это особенно важно, когда обращения в Вашу компанию происходят неравномерно.
Услуги виртуального офиса актуальны для компаний с широкой филиальной сетью и компаний, обслуживающих клиентов в различных часовых поясах. Вполне может сложиться так, что часть ваших сотрудников/клиентов уже работает, а ваш секретариат еще нет. Обслуживание части вашей структуры/клиентов становиться накладной задачей, так как приходится нанимать дополнительных сотрудников, изменять режим работы офисов, обеспечивать жизнедеятельность офиса в дополнительное время (тех. служба, служба безопасности и пр.).
Например, если ваш не виртуальный, а реальный офис находится в Москве или Санкт-Петербурге, то он без лишних затрат сможет обслуживать клиентов из Центральной России, Северо-Запада, Юга, Поволжья, но при этом возникнут сложности с обслуживанием Дальнего Востока, Сибири, обращениями из других стран. В то время как, виртуальный офис с одинаковыми затратами и эффективностью обслуживает клиентов как из Москвы, СПб, Дальнего Востока и вообще из любой точки планеты.
Услуга удаленного секретаря на аутсорсинге предназначена для сокращения издержек клиента и увеличения эффективности коммуникаций его сотрудников.
Но прежде чем обращаться в колл-центр, необходимо оценить сколько обращений приходит к вам, по каким каналам, в какое время это происходит, какие затраты вам приходится нести на их обслуживание? Ответив на эти вопросы, вам легко будет сделать выбор между собственной службой и виртуальным офисом от колл-центра.
