Сегодня бизнес создается и развивается в сложных высококонкурентных условиях. При запуске нового проекта приходится тратить немало сил и средств на подбор и обучение операторов, закупку технического оборудования для приема обращений. Все это может препятствовать развитию и росту компании.
Решить эти проблемы может услуга «виртуальный офис». Услуга «Виртуальный офис» представляет собой организацию приема входящих обращений операторами аутсорсингового колл-центра и перевод их на компетентного специалиста вашей компании.
Операторы могут принимать и обрабатывать обращения по различным каналам: по телефону, чату на сайте и в мобильных приложениях, электронной почте, через социальные сети и мессенджеры.
Как работает виртуальный офис?
Когда в вашу компанию поступает обращение по любому из каналов, его принимает обученный оператор колл-центра, ваш так называемый виртуальный секретарь. Этот специалист выслушивает клиента, определяет суть вопроса и сотрудника вашей компании, компетентного в данном вопросе.
Если звонок поступил в рабочее время, то звонок перенаправляется нужному специалисту. При отсутствии возможности соединить с сотрудником в данный момент нет, клиенту предложат оставить сообщение, которое будет передано по любому удобному каналу нужному специалисту.
При необходимости в экстренных случаях, есть возможность соединения со специалистом на мобильный телефон в любое время суток. Виртуальные офисы обычно работаю круглосуточно, поэтому не пропускаю ни одного обращения.
Кроме этого операторы виртуального офиса могут отвечать на типовые вопросы клиентов, например, о способах доставки, времени работы офиса и другие.
Кому это нужно?
Услуга «виртуальный офис» может понадобиться компаниям с большим потоком входящих обращений. Чтобы не пропустить ни одного клиента подобным компаниям необходимо тратить значительные средства на подбор и обучение операторов, закупку оборудования и программного обеспечения. Услуга виртуального офиса заказанная у профессионального колл-центра может оказаться значительно дешевле.
Специалисты колл-центра определят необходимое количество операторов для вашего проекта, и смогут оперативно менять их количество в зависимости от меняющегося количества обращений.
Это особенно важно для компаний, где обращения происходят неравномерно.
Также подобная услуга может понадобиться компаниям с большим количеством филиалов в разных частях России или даже мира. Из-за нахождения в разных часовых поясах появляется необходимость круглосуточного приема обращений, что для компании может оказаться довольно затратным.
Как сделать выбор между собственной операторской службой и виртуальным офисом?
Подумайте, сколько входящих обращений приходит в вашу компанию, в какое время они поступают и по каким каналам. Посчитайте, сколько Вы тратите или потратите на обслуживание этих звонков. После того как вы ответили на эти вопросы, уточните какова будет стоимость услуги «виртуальный секретарь» у колл-центра. С этими цифрами Вам не сложно будет сделать выбор между собственной службой и виртуальным офисом от колл-центра.
Услуга удаленного секретаря на аутсорсинге может помочь сэкономить и повысить эффективность коммуникаций с реальными и потенциальными клиентами компании.
Узнать подробнее про услугу "Виртуальный офис или секретарь": https://infotell.ru/services/virtualnyy-ofis-ili-sekretar